Durante los dos últimos años, el sector empresarial se vio en la necesidad de trasladar al mundo virtual gran parte de las comunicaciones que antes realizaban de forma presencial. Por ello, a continuación te presentamos algunas recomendaciones para hacer eficientes este tipo de encuentros y aprovechar los beneficios que la tecnología aporta a su realización.
1. Preparación: una videollamada debe ser asumida con el mismo rigor de una que se organiza presencialmente, bien sea para presentar una propuesta de un negocio, o si se trata del balance al equipo de trabajo de la organización. El canal digital lo que permite es convocar a una serie de personas que están en diferentes lugares, pero el éxito del encuentro depende enteramente de la forma como se plantee y la forma como se lleva a cabo. Prepara los documentos que vas a compartir, la presentación que realizarás, define la agenda y establece el objetivo del encuentro.
2. Aspectos técnicos: es necesario hacer una verificación previa, al menos 15 minutos antes de su inicio. El audio, las imágenes, los vídeos que se van a transmitir, todo debe ser probado. También debemos asegurarnos desde el punto de vista organizativo que cada uno de los invitados hayan recibido el link de conexión y el permiso o el acceso de la aplicación. Como participantes verifiquemos si contamos con las condiciones de cobertura de internet, que nuestro equipo funcione adecuadamente y que estamos en la cuenta y con el nombre correcto que usaremos.
3. Evitar distracciones: Asegurémonos que durante el tiempo que dure una reunión estaremos aislados de distractores como pueden ser aplicaciones abiertas en el computador, atender un mensaje o un email que llega de última hora, una llamada telefónica, sonidos externos como música o la presencia de otras personas en lugar donde estemos ubicados. Avisemos a nuestro entorno, pero ellos también sepan como comportarse.
4. Presentación personal: la imagen que proyectamos, la forma como hablamos, el tono que utilizamos son aspectos que deben ser considerados. No importa si estamos en nuestra casa, en la oficina, en un café, en un hotel, hoy en todos estos lugares se puede trabajar y llevar a cabo de manera eficiente este tipo de reuniones. La recomendación siempre será abordarlas desde el respeto, la empatía por las personas que están conectadas.
5. Disposición: por el mismo tipo de formato de estos encuentros, suelen ser reuniones más puntuales y que van más dirigidas hacia el seguimiento de tareas y cumplimento de objetivos, por lo que no deberían exceder los 45 minutos. Debemos aprender a expresarnos efectivamente, a saber, que nuestro lenguaje corporal comunica por nosotros, incluso aunque no estemos hablando en ese momento.
Dato: Según el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en su informe: El futuro del trabajo en América Latina y el Caribe, tan solo para el primer trimestre de 2020, las descargas de aplicaciones que permiten llevar a cabo reuniones virtuales, trabajar documentos en línea se multiplicaron 20 veces, pasando de 750.000 descargas mensuales, a más de 15 millones, recalcó la consultora internacional Trustcorporate.
