Si su empresa está luchando con la forma de crear un programa de incorporación virtual, recogemos ocho tácticas que Kelly Chuck , quien encabeza el plan de estudios del programa de incorporación de LinkedIn, y sus colegas utilizaron que pueden ser útiles.

1. Reconsidere su programa de incorporación. Inicialmente, Kelly decidió tomar lo que había sido un programa de un día y distribuirlo durante una semana, ofreciendo la programación en ráfagas más cortas durante un período de tiempo más largo. Pero el plan de estudios extendido chocó con programas de capacitación más pequeños y técnicos, como el campo de entrenamiento de ingeniería y la capacitación en ventas, en los que se esperaba que muchas nuevas contrataciones ingresaran a principios de la semana uno.

Entonces, Kelly acordó reconsolidar su programa de una semana en un solo día. Lo primero que hizo fue reexaminar todo en el programa usando lo que se han convertido en sus tres preguntas críticas:

“Si tenía tiempo en el programa que no contribuía directamente a una de esas tres áreas”, dice Kelly, "lo eliminaba. Por ejemplo, no vamos a hablar sobre transporte, comida o cualquier otra cosa que se pueda cubrir en un correo electrónico o video de seguimiento. Realmente, solo queremos que los nuevos empleados se vayan sintiéndose muy emocionados ".

2. Acepta la idea de que no puedes comunicarte demasiado. En situaciones completamente nuevas, las personas se sienten vulnerables. Un nuevo empleado puede sentir la misma ansiedad que siente un estudiante al cambiar de escuela: ¿Cómo haré amigos cuando estas personas se conocen desde siempre? Un buen programa de incorporación aliviará los nervios y las preocupaciones.

Normalmente, un gerente puede hacer paradas frecuentes en el escritorio de un nuevo empleado para ver cómo les va. Ahora, los gerentes pueden mantenerse conectados con ellos a través del correo electrónico, el chat y las videoconferencias. La comunicación debe abarcar tanto lo práctico como lo social.

Las nuevas contrataciones en LinkedIn escuchan al equipo de Kelly, así como a su gerente, su amigo , el equipo de tecnología, los beneficios y los servicios de talento.

Si bien no desea abrumar a su cohorte de incorporación, sí desea que se sientan bienvenidos y seguros de que están obteniendo las herramientas e instrucciones necesarias para navegar por el camino por delante.

3. Ponga la tecnología en manos de los nuevos empleados lo más rápido posible. Los nuevos empleados de LinkedIn solían obtener sus computadoras portátiles en persona durante la orientación. Los miembros del equipo de Ingeniería de productividad empresarial (EPE) los entregarían y luego se asegurarían de que la computadora de todos estuviera configurada correctamente.

Ahora las computadoras portátiles se envían directamente desde el proveedor a la casa del nuevo empleado. A principios de 2020, EPE estaba buscando formas de permitir la carga remota de software y programas específicos de la empresa. Ashi Sheth , un gerente senior de TI de LinkedIn, dice que ese cambio se inició en realidad para automatizar el trabajo que consumía mucho tiempo y que su equipo había estado haciendo. Pero el momento no podría haber sido mucho mejor.

Cuando un nuevo empleado abre su computadora portátil, ya sea que se ejecute en Windows o macOS, puede descargar el software y los programas necesarios con solo ingresar las credenciales correctas. La descarga, que generalmente toma alrededor de una hora, ocurre como parte de una sesión telefónica individual que EPE ahora brinda para cada nuevo empleado. Después de eso, el miembro del equipo de EPE dedica una o dos horas a ayudar al nuevo empleado a obtener acceso a la red y configurarlo por completo.

4. Enfatice la cultura y los valores de su empresa. Cuando se trata de mantener a los empleados felices y comprometidos, la cultura de la empresa es la reina y la reina. Una encuesta de LinkedIn a más de 3.000 profesionales estadounidenses encontró que el 70% dijo que dejaría una empresa líder si tuviera una mala cultura. Un 71% dijo que aceptaría un recorte salarial para trabajar para una empresa que comparte sus valores y tiene una misión en la que creen.

Es por eso que Kelly mantuvo la cultura de la empresa al frente y al centro cuando estaba reconsiderando el programa de incorporación de LinkedIn. “De todas las cosas que hacemos”, dice Kelly, “veo la mayor emoción de estar en LinkedIn cuando hablamos de nuestra cultura y valores”.

Entonces, eso es con lo que Kelly lidera. Después de la bienvenida de la mañana, entra directamente en la misión, la visión y la cultura de LinkedIn. Más tarde, presenta los valores de la empresa de LinkedIn.

5. Utilice salas para grupos pequeños, registros frecuentes y facilitadores superanimados para mantener comprometidos a los nuevos empleados. Cuando el equipo de Kelly cambió a una base totalmente virtual, nunca habían escuchado el término “fatiga del zoom”, pero inmediatamente entendieron cuánto más trabajo tendrían que hacer para mantener a los participantes comprometidos.

“Estoy entre una y media y dos veces más animada cuando facilito virtualmente que no virtualmente”, dice Kelly. "Mucho de esto es cómo estoy usando la comunicación no verbal, cómo estoy usando mis manos, cómo estoy usando mis expresiones faciales, estoy mirando a la cámara, estoy señalando a las personas, estoy usando nombres? Lo he hecho menos formal e invito a la gente a participar en cualquier momento ".

Para que Kelly y otros facilitadores se mantengan enfocados en el contenido y las conexiones, siempre trabajan en conjunto con un socio que se enfoca en administrar la tecnología. “Siempre tenemos a nuestro productor en la llamada”, dice Kelly, "y nos salvan vidas en términos de creación de salas de reuniones, resolución de problemas, todo lo relacionado con la tecnología. Solo necesito pensar en facilitar, y eso es enorme ".

Para mantener a los participantes interesados, Kelly tiene otros trucos que usa con frecuencia. Pide a los participantes que utilicen la función de chat: “Dime qué desayunaste esta mañana”. Pide señales: “Levanten la mano si han oído hablar del equipo de impacto social”. Cada hora hace un chequeo de energía: "¿Cómo está tu nivel de energía? Cero es, siento que son las 3 de la mañana. Diez, estoy tan encendido y emocionado de estar aquí ".

Ella pone mucha energía en ser una oyente activa, de modo que si un nuevo empleado habla sobre tener un gato, más tarde en la mañana Kelly puede preguntar: “Recuerdo que antes tienes un gato, ¿ha contribuido eso a tu felicidad? ¿trabajando en casa?”

Kelly tiene como objetivo que sus participantes hagan algo interactivo cada 20 minutos. A menudo, eso implica enviar a los nuevos empleados a una sala virtual para grupos pequeños para discutir una pregunta durante cinco a ocho minutos con otros integrantes. El mensaje puede ser “¿Qué es algo que no está en tu perfil de LinkedIn?” o “¿Cómo ha creado LinkedIn una oportunidad económica para ti o para alguien que conoces?”

6. Fomentar oportunidades para que los nuevos empleados se conecten entre sí. Las rupturas de Kelly también brindan a los nuevos empleados la oportunidad de comenzar a establecer contactos y establecer relaciones con otros empleados nuevos de LinkedIn. En una incorporación exitosa, los nuevos empleados no solo conocen la empresa, se conocen entre sí.

El equipo de Kelly también crea un grupo en la plataforma de LinkedIn para cada cohorte de nuevos empleados. Esto les permite mantenerse conectados y continuar construyendo relaciones con otros novatos.

Algunas empresas también piden a los nuevos empleados que participen en un klatch de café rotativo. La idea es simple: al azar, haga que los empleados existentes se reúnan con su nuevo miembro del equipo para tomar un café informal uno a uno para conocerse.

7. Enfatizar el papel del gerente de contratación y un compañero designado. La orientación y las computadoras portátiles son solo una parte de los esfuerzos de incorporación más amplios de la mayoría de las empresas; Los gerentes de contratación son fundamentales para la integración exitosa de un nuevo empleado en la empresa. Lo que se espera que hagan los gerentes no ha cambiado mucho. Pero en muchos casos el cómo se ha vuelto completamente virtual.

LinkedIn proporciona a los gerentes de contratación el kit digital Onboarding Manager, que está cargado de herramientas para crear una primera impresión positiva y ayudar a redactar un plan para los primeros 30 días de la nueva contratación.

Es un formidable conjunto de herramientas, pero, como señala Kelly, está orientado principalmente a una experiencia in situ. La buena noticia es que la mayoría de sus puntos se traducen sin problemas en un proceso de incorporación virtual. Incluso antes del primer día de un nuevo empleado, un gerente debería haberle enviado un mensaje de felicitación entusiasta; compartió la noticia con el equipo en general; envió mensajes a TI; y seleccionó a un miembro del equipo para que actuara como compañero del nuevo empleado.

Un amigo le dará al nuevo empleado un oído y una mano abiertos. Se reunirán con ellos para tomar un café o un almuerzo virtual y compartirán consejos y orientación sobre cómo van las cosas en su empresa. Son una caja de resonancia para averiguar quién es quién y qué es qué, y son absolutamente fundamentales para una incorporación eficaz. GitLab tiene un programa de amigos bien estructurado que la compañía cree que es esencial para ayudar a los nuevos empleados a evitar la ansiedad por su nuevo rol y la transición a una cultura completamente remota.

También puede ver este video con Sara Dowling , quien solía ser la jefa de Kelly y ahora es la jefa de aprendizaje y gestión del talento en SurveyMonkey . El video ofrece algunos consejos útiles sobre cómo los gerentes pueden recibir mejor a los nuevos empleados en un entorno de trabajo virtual.

8. Modele el aprendizaje continuo pidiendo comentarios y actuando en consecuencia rápidamente. Cuando los gerentes de contratación “recogen” a sus nuevos empleados de LinkedIn por la tarde, eso no termina el primer día de incorporación. El final llegará cuando los nuevos empleados reciban una encuesta sobre cómo fue el día.

“La incorporación virtual es nueva para nosotros”, dice un correo electrónico de seguimiento, “y queremos seguir mejorándola para sus compañeros de trabajo que comenzarán en las próximas semanas”. Dirige a los nuevos empleados a una encuesta de Slido que tarda menos de cinco minutos en completarse. La encuesta les pide que califiquen varias partes del programa de incorporación y les brinda la oportunidad de comentarios abiertos.

Kelly y su equipo también han organizado grupos focales para ver cómo les está yendo a los empleados que fueron incorporados virtualmente, para averiguar qué funcionó y qué no en el proceso, y para explorar si hay otros recursos que deben desarrollarse.

“Todavía estamos aprendiendo”, dice Kelly. "Definitivamente no somos perfectos y hacer que las personas se sientan bienvenidas en un entorno virtual es un gran desafío. La retroalimentación cualitativa nos permite mejorar el programa ".

Recuerde que el mayor error en la experiencia de los empleados es pedir comentarios y no actuar en función de lo que aprende.

Fuente: Talent Blog LinkedIn